收件箱需要可靠的清空流程才有效[1],而收件箱归零是确保流程发挥作用的一种方法。它通过积极提高流出率来,降低项目排队等候处理的时间(理论上为一天)。
在 Getting Things Done (GTD) 中,大卫-艾伦建议,你可以通过策略性延后、委托或放弃任务来提高代办队列的流出率。「收件箱归零」是 Merlin Mann 对这个建议的一个实现。它通过每天归零整个收件箱的方式,来确保队列的流出率得到充分提高。这个方法简单粗暴,但确实能保证流出率恒大于流入。
挑战
你必须对收件箱中每一个项目做处理,判断去留。成本上既巨大,也没有支付意义(除非收件箱比较小)
明确地点击「推迟任务」会带来不必要的情绪压力:只有在流入恒大于流出的情况下,「收件箱归零」才是必要的。如果流入率是波动的,时常低于流出率,你仍然可以在合理的时间范围内处理所有的事情,而不需要每日都归零。
明确地点击「放弃」很难,因为软件界面经常将破坏性操作作为最终决定,而不是视情况而定的选择[2]。
而考虑方法的落地,「收件箱归零」通常会导致对推迟麻木:我们太容易把一个任务一次又一次地推掉。艾伦建议,人们应该定期进行自我反思性的审查,重新考虑那些被反复推迟的任务,但这些审查需要做更多的决定。长期使用可能很难坚持。
最后,以这种方式处理收件箱时,会有压力鼓励你简单地多做这些任务,这可能不是你真正想要的。
机会
一个更理想的机制将确保等待时间保持在可容忍的范围内,但周期不一定非得是 1 天。我们还必须考虑要做的决定的数量。我宁愿做更少的决定,但容忍更长的平均等待时间。
一个可能的实例:间隔重复可以降低破坏性收件箱维护操作的风险[3]。
参考文献
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
43 Folders Series: Inbox Zero | 43 Folders
Matuschak, A. (2019, December). Taking knowledge work seriously. Presented at the Stripe Convergence, San Francisco.
链接至本文(已汉化)
- §收件箱与注意力管理
- 收件箱需要可靠的清空流程才有效
- 可使用间隔重复系统对注意力编程
- 间隔重复机制让人感觉轻松不费力
- 间隔重复可以降低对收件箱进行维护中破坏性操作风险
- 为临时性的和不完整的笔记设置写作收件箱
- 可执行的策略
声明
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Thoughts Memo 汉化组译制
原文:Triage strategies for maintaining inboxes (e.g. Inbox Zero) are often too brittle (andymatuschak.org)
参考
1. 收件箱需要可靠的清空流程才有效 ./434717044.html2. 软件界面经常将破坏性操作作为最终决定,而不是视情况而定的选择 ./439652714.html
3. 间隔重复可以降低对收件箱进行维护中破坏性操作风险 ./438631838.html