论时间管理
2008年8月7日，非技术文章, 观点 | 标签: 时间管理 | 作者 陶哲轩
因为一些评论的刺激，我终于决定把自己关于时间管理的一些想法整理出来。其实我早就开始动笔了，但很快就意识到，自己仍然在摸索这方面的经验（我还有一堆论文压在手头没写完）。我对这个话题也没有一个清晰统一的理念可讲，最多只能提供一些在论文写作方面零散的建议。比如我那篇关于「快速搭建框架」的文章中提到的一些做法）。此外，我能谈的也只是个人经验，这些未必适用于所有性格种类和工作环境。不过也许读者愿意在评论里分享自己的想法、经历或者建议。[还得补充一句，我自己也常常做不到这些建议，结果往往是悔不当初。]
我先随便说点没有条理的感想吧。首先，我很幸运有一些优秀的合作者，他们在合作的论文中投入了很多心力。比如最近出现在博客上的好几篇论文，很多都是由合作者主导完成的。总体来说，合写的论文比单独写更花时间，但每位作者实际分摊下来的工作量会少很多，写作质量也往往更高。而且我发现自己可以同时推进很多合写的项目（因为常常在等对方的下一步，或者等其他进展），但单独写的论文一次只能处理一篇。
[因为学期的时间安排，许多论文最终都集中在暑假完成，但实际上这些项目常常已经酝酿了很久。（比如有一篇合写的论文，我们陆陆续续写了三四年，现在才快要发表；我也曾在 2000 年前后开始思考波映射（wave maps）的整体正则性（global regularity）问题，虽然中间大多数时候都搁置着。）所以，虽然每周可能会有一篇论文发布，但不带表每周都能从零开始构思并完成一篇论文。背后往往有一个漫长的准备周期，只是这些过程大多不会被人看到。]
我发现，自己从事数学研究的能力每天变化很大；有时候能专注地思考一个问题一个小时，有时候则只想把某个写好的草稿整理成文，或者只想回邮件、处理琐事，甚至只是散步或小憩一下。将时间安排与这种波动相适应，对我而言非常有帮助：比如，如果某天下午有空，并且有灵感，我可能会关上办公室的门，断网，然后开始动笔写某篇积压的论文；如果没有状态，我就去清理一周的邮件、审稿、写博客，或处理其他更适合当前精力和情绪的任务。幸运的是，在数学研究中，大多数工作（除了教学之外，这必须优先安排）都可以灵活地在不同时间段之间调动。[由此也可以得出一个结论：最好在事情变得紧迫到非做不可之前完成它们，以免打乱整体时间安排的弹性。]
准确、诚实地评估某一段时间内（比如当天剩下的时间）的工作能力也非常重要。这种能力受多种因素影响：所在地点、当前的动机与精力水平、即将到来的义务与任务、资源是否可得、以及可能的干扰。如果对自己的能力过于自信或不够自信，都容易导致承担的任务多于或少于自己能够处理的程度，从而造成效率低下（这两方面我都曾有过惨痛教训）。
虽然我的「待办清单」里有很多任务，难度、复杂度、所需时间各不相同，但只要是需要集中精力处理的任务，我会尽量排除其他干扰，专注于此。我发现自己只有在不需要高度专注的任务之间切换时，才能实现所谓的多任务处理（尤其是在对任何一个任务都提不起太大兴趣的时候）。往往，这些任务完成所需的时间和精力都超过我当下所能承受的，这时候需要找到一个自然的暂停点（比如写论文时完成某个关键引理的证明，或把刚刚在黑板或草稿纸上讨论出的想法写成草稿），这样才能安心放下，过后也能无缝接上。最忌讳的是在任务尚未达到某种「阶段性完成」前就草草放弃，这样的任务容易被遗忘，或者像个负担一样挂在心头，使人难以专注于别的事情，有时候还需要重新回溯才能拾起进度。不过，这也不意味着每个任务都要一次做完，只要留下清晰的中断点，让之后可以接着继续就行。一个很普通的例子是：当我写信（这种任务通常在我没有状态做数学时才会处理）时，我会把信打好、打印出来、装进信封，然后放进「待寄」的托盘里，但我往往不会马上去寄。通常是等到一大堆文书任务都堆起来、而又没别的更重要的事情要做时，我再一次性处理完。[我发现当电脑重启或暂时无法使用时，做这些事情的时机正好。]
更普遍地讲，那些不需要太集中注意力的任务如果可以一次处理一批，效率通常更高；而需要高度专注的任务则最好单独完成，尽量排除干扰。
前文提到「阶段性完成」，这里还有一个相关的策略：将一项非常庞大的任务拆解成多个小的、相对独立的子任务，最好每个子任务都有一个明确的即时回报。举个例子：我当初写关于庞加莱猜想的 19 篇讲义时，如果打算把它们写成一整篇冗长的大论文或专著，我很可能永远都不会动笔，更别说写完了。但因为每一讲都相对独立而短小，我才能一步步完成下来。（还有一个促进因素是，我提前预告了这些讲座，这种「把自己逼到角落里」的方式也有助于保持动力，避免中途放弃。）
[现代文本编辑器很大的优势在于可以随时保存草稿，并在之后慢慢完善润色，这对写长文尤其有帮助，可以把整项任务分解成多个小块来完成。对于电脑时代之前那些能一丝不苟地写出高质量论文甚至专著的数学家们，我由衷钦佩。即便有秘书帮忙，我自己也很难做到。]
在时间投资方面，如果某种技能是你今后可能反复使用的，那投入时间深入学习是值得的。数学中一个显而易见的例子就是 LaTeX：如果你打算写很多论文，那就不应该只满足于临时拼凑出基本格式，而是应该认真学习如何制作表格、图像、数组等内容。最近我还在尝试用宏命令一键输入一些常用的 LaTeX 模板（比如输入 \begin{theorem} … \end{theorem} \begin{proof} … \end{proof} 这样的格式）。虽然每次节省的时间很少，但积少成多，而且有一种「自己很高效」的心理暗示，对写长论文时的士气也是一种帮助。
在很多情况下，有策略地延迟、搁置、委托甚至暂时拖延某项任务，去做别的事，反而是更明智的做法。不是所有任务都同等重要，有些任务也许拖一拖反而更容易完成，或者随着时间推移、技能增长、外部条件变化，变得更容易解决，甚至不再需要解决。就拿我现在关于波映射的论文来说，虽然拖了很多年，我自己也觉得很懊恼，但回头看，这样做反而是对的：一开始的设想过于技术化、复杂化，而领域本身的发展帮助我们以更合理的方式解决问题。[也许这篇关于时间管理的文章本身就是个例子。博客里还有不少半成品的草稿，当初写的时候感觉还不到火候，还在等待灵感来完善。并不是所有的想法最终都能产出一篇可发表的文章；参见「用好废纸篓」那篇文章。]
最后一个建议是：选择一个适合自己的组织系统，并认真坚持使用；一个敷衍的系统可能还不如完全没有系统。[由此也可以推得，不要从零开始建立一个过于复杂的体系，否则很难持续执行；比较可行的方法是让系统随着需要逐步演化。] 我自己的系统包括一个 PDA 同步到笔记本电脑、一个邮箱账号、几个输入输出托盘，以及办公室的一块「专属」黑板。这个系统可能只有我自己能看懂，我大概也说不清楚，但我已经习惯了，也确实能起到作用（但我真心希望那块黑板永远不要被擦掉！）。不过，我认为组织系统的选择非常私人化，我没法为别人提供太多建议。但我发现这样的系统确实能节省大量的记忆负担：如果我不需要去记某个时间点该做什么，或者项目 X、Y、Z 在目的 A、B、C 上该进行到哪一步，我就可以把更多的注意力投入到理解数学论证、证明难题或者其他需要思考的任务上。[我也很享受从清单中划掉一项任务时的心理满足感，这在缺乏动力时特别有用。] 但另一方面，也不应过于执着于组织系统；经验法则是，把 1% 到 5% 的有效时间用在时间管理上，其余 95% 到 99% 应该真正用来工作。
哦，还有最后一个免责声明：有时候我们也应该放弃自己的规则，顺其自然。很多时候，我计划中午边吃边继续工作，但恰好有同事或来访者邀请我出去吃饭。结果常常是，那顿饭带来的数学收获或其他收获远远超过留在办公室能得到的，而且更愉快。（参加会议时跳过某场报告，甚至不参加会议而留在家写论文，也有类似的道理。）